L’agilité repose sur 4 valeurs et 12 principes inscrits dans le manifeste agile, et aucun ne semble s’opposer à sa mise en place à distance. Certes, il y est affirmé que

La méthode la plus simple […] pour transmettre de l’information […] est le dialogue en face à face

Cela ne signifie pas que ce soit la seule utilisable, mais plutôt qu’il faut le prendre en compte et chercher les solutions les plus proches.

Alors oui, il va être nécessaire de mettre en place des outils pour permettre de favoriser la communication, et certes, il y aura forcément des intermédiaires entre les membres de l’équipe, mais les valeurs et principes restent d’actualité !

Ma première réponse serait certainement de faire confiance à ses équipes pour trouver les solutions et de les accompagner dans leur mise en œuvre si nécessaire !

Réalisez les projets avec des personnes motivées. Fournissez-leur l’environnement et le soutien dont ils ont besoin et faites-leur confiance pour atteindre les objectifs fixés.

En fait, il sera certainement nécessaire de laisser s’exprimer l’imagination des membres de l’équipe: les possibilités sont déjà très vastes avec simplement l’aide d’un mur blanc, de post-it, d’une webcam et d’un système de visioconférence!

Le plus important est de chercher les moyens les plus efficaces pour favoriser et fluidifier la communication dans l’équipe, et de prendre une véritable posture de facilitateur. À distance, adopter cette posture n’est pas chose aisée, voici quelques conseils pour trouver des idées et éviter les écueils les plus classiques:

• En tant que manager, scrum master ou facilitateur de votre équipe, gardez-vous d’imposer une solution ou une autre. Ces dernières seraient utilisées sans adhésion par l’équipe et cela risquerait d’être contre-productif.
• Montrez l’exemple! Proposez une rencontre virtuelle dédiée avec les membres de l’équipe en utilisant les moyens qui vous semblent adaptés (tableau numérique, visio, etc…), et laissez l’équipe s’approprier ou non ces solutions!
• Utilisez des stratégies pour permettre à chacun de s’exprimer et d’être créatif. La meilleure solution viendra de l’équipe, et ne sera pas forcément celle à laquelle vous pensez. Favorisez donc l’émergence des idées par l’utilisation d’ateliers ludiques. Rapprochez-vous un peu du format d’une rétro le cas échéant en vous focalisant sur ce qui fait la force de l’équipe habituellement et comment pallier les manques créés par le confinement.
• Enfin, laissez le droit à l’erreur. La première solution qui sera mise en place ne sera probablement pas la meilleure, aucune importance! prévoyez un point dédié pour pouvoir la remettre en question au bout d’une semaine par exemple!

Les idées qui suivent s’orientent sur des outils et des approches. Ils doivent être au service de la communication et non une fin en soi.

Première idée, allons chercher du côté des outils de visio évolués qui proposent des tableaux blanc partagés et autres fonctionnalités de collaboration. Ces outils permettent généralement des réunions à distance avec de nombreux participants ou chacun peut se voir et s’écouter. (Teams, Zoom, Miro …)

Seconde idée, le “tableau physique reproduit”. Dans de petites équipes ou les membres sont attachés au tableau physique de post-it, ils peuvent reproduire le tableau chez eux sur un mur blanc. On se limitera peut-être aux items qui nous sont attachés et ceux qui pourraient l’être pour ne pas se surcharger de mise à jour tous les matins, mais cela permet de garder une visibilité sur l’ensemble des éléments qui les concernent !

Pour ceux qui ont des outils dédiés tels que Icescrum, Jira ou autres outils de ce type, ils sont conçus pour permettre justement la collaboration distante des équipes Agiles. Je vous encourage à faciliter la mise en place au sein de vos équipes de bonnes pratiques autour de ces outils pour gagner en efficacité ! Ils proposent, pour la plupart, des version gratuites pour de petites équipes sur un unique projet, profitez-en!

Enfin, et comme je le mentionnais précédemment, la meilleure solution peut être totalement différente de ce que nous imaginons ici car vos équipes, en faisant preuve d’imagination et de créativité, peuvent faire émerger des solutions innovantes adaptées à leur situation !

Certes, ça ne sera pas comme dans le bureau partagé avec la salle dédiée aux cérémonies agiles dont certains bénéficient habituellement. Mais n’est-ce pas l’occasion de se questionner sur son utilité réelle ? Et sur nos pratiques ?

Ma seconde réponse serait de se faire accompagner par un professionnel. Comme pour une transformation agile classique, l’aide d’un coach est un des facteurs de succès. Ce dernier saura vous accompagner vers des solutions en adéquation avec votre environnement et à vos contraintes. Là encore, la proximité est habituellement gage de succès, mais les coachs agiles sauront s’adapter à chaque contexte et vous proposer des modes d’intervention en conséquence. Ils pourront ainsi vous accompagner, ainsi que vos équipes, vers une organisation résiliente et efficace !

Allez, accueillons positivement le changement qui nous est imposé par cette crise, considérons qu’il s’agit là d’une opportunité de progrès pour nos organisations et Agilisons-nous !