Assistant d'agence (H/F)

  • CDI
  • /
  • FRANCE
  • Hauts-De-France
  • /
  • Lille

Viveris est un groupe de conseil et d’ingénierie qui accompagne depuis plus de 30 ans la transformation numérique des entreprises et de leurs produits. Nos ingénieurs interviennent dans 4 métiers complémentaires : les infrastructures, les systèmes d’information et la transformation digitale, l’informatique scientifique et technique, et les systèmes embarqués.

Le poste et les tâches


Votre rôle


Nous recrutons un(e) assistant(e) d'agence pour notre site de VIVERIS à Lille, basé sur le campus d'EuraTechnologies qui accueille startups et entreprises?du digital.

Sous la responsabilité du directeur d'agence, vos missions s'articuleront autour de thématiques à valeur ajoutée liées à la comptabilité, aux ressources humaines, aux services généraux et à la communication interne et externe.

Dans vos attributions, vous serez amené à travailler de manière transversale auprès d'autres agences et services du groupe.

Dans le détail, vos activités concerneront?:

Facturation :
  • Rédiger et émettre des factures ;
  • Valider les notes de frais et compte rendu d'activité ;
  • Relance des factures de sous-traitants ;
  • Saisi des CRA et factures des sous-traitants ;
  • Réception des factures ;
  • Mise à jour des bon à payer et envoie en comptabilité.

    La gestion de l'agence :
    • Gérer les dossiers Clients et Collaborateurs en lien avec les services internes (Commerce, RH, Formation,...) ;
    • Accueil des nouveaux arrivants et procédure d'on boarding, procédures de démarrage (note de frais, validation de compte rendu d'activité et note de frais) ;
    • Suivi du personnel dont inscription au pôle santé travail, suivi des entrées, des sorties et reprise maladie ;
    • Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations ;
    • Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients...) ;
    • Suivre les procédures d'appels d'offres.


    La communication interne et externe?:
    • Organiser les événements réguliers (réunion d'agence mensuelle et annuelle) ;
    • Contribuer à l'organisation des évènements exceptionnels (salons, forums,...) ;
    • Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe ;
    • Rédiger les supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus...) ;
    • Communiquer au moyen des réseaux sociaux dont LinkedIn (formation dispensée).


    Organisation, accueil et secrétariat :
    • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
    • Accueillir physiquement les rendez-vous Candidats, Clients, Fournisseurs, Partenaires... ;
    • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...) ;
    • Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. Rédaction des comptes rendus de réunion ;
    • Rédaction des contrats ;
    • Mise à jour des plannings hebdomadaires congés, maladie et formation.


      Profil recherché

      • De formation supérieure (type Bac +2), vous justifiez d'une expérience significative réussie sur un poste similaire.
      • Disponible et réactif(ve), vous êtes doté(e) de qualités organisationnelles, de rigueur et vous êtes force de proposition au quotidien.
      • Vous savez faire preuve d'autonomie et d'un sens aigu des responsabilités.

      En retour, nous vous offrons un cadre de travail de qualité, des espaces de création et une formation continue solide.

      Vous êtes passionné, technophile, curieux et créatif ?
      Alors nous serions ravis de vous rencontrer.